Zadania Oddziału Logistyki i Zamówień Publicznych:

• współudział przy tworzeniu projektu planu finansowego Urzędu;
• ustalanie potrzeb urzędu w zakresie towarów i usług na podstawie złożonych zapotrzebowań przez wydziały/biura urzędu, analizy zużycia materiałów oraz planu finansowego urzędu w celusporządzenia planu wydatków rzeczowych urzędu;
• sporządzanie oraz aktualizacja planu wydatków inwestycyjnych;
• sporządzanie (na podstawie zatwierdzonych zapotrzebowań) zbiorczych wniosków o zaangażowanie środków finansowych,
• prowadzenie rejestru wniosków o zaangażowania środków finansowych oraz bieżąca analiza i kontrola zgodności faktur ze złożonymi zapotrzebowaniami i zaangażowaniami;
• dokonywanie zakupów towarów i usług na bieżące utrzymanie urzędu z zastosowaniem procedury P-18 „Postępowanie przy udzielaniu zamówień publicznych” oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym ich rozliczanie, za wyjątkiem zakupów ze środków, którymi dysponują dyrektorzy pełniący w imieniu Wojewody Pomorskiego funkcję dysponenta III stopnia;
• przygotowywanie projektów umów zleceń, umów o dzieło i innych umów cywilno – prawnych z zakresu działalności Biura Logistyki oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie, a także kontrolowanie prawidłowości ich realizacji;
• bieżąca kontrola zawartych umów pod kątem zgodności ich wartości z dokonanym na ichrealizację zaangażowaniem środków finansowych;
• przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych na potrzeby urzędu;
• przygotowywanie dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie spraw realizowanych przez oddział, w tym: przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia, wartości szacunkowej, wymaganych warunków podmiotowych, warunków umownych, kryteriów wyboru oferty;
• nadzór i koordynacja wszelkich prac związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez Urząd;
• nadzór i kontrola nad zamówieniami publicznymi udzielanymi w imieniu i na rzecz urzędu przez jednostki przejść granicznych;
• nadzór nad gromadzeniem zapotrzebowań i informacji od komórek merytorycznych Urzędu niezbędnych do przeprowadzenia zamówień centralnych przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej;
• udział w pracach Stałej Komisji Przetargowej;
• sporządzanie rocznych planów i sprawozdań dotyczących zamówień publicznych;
• prowadzenie rejestrów: zamówień publicznych, odwołań uwzględnionych;
• przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątku urzędu;
• prenumerata periodyków i prasy codziennej, a także zakup specjalistycznych wydawnictw dla potrzeb Urzędu;
• prowadzenie spraw związanych z telefonią komórkową oraz stacjonarną;
• prowadzenie i obsługa elektronicznego programu środków trwałych OPTI-est związanego z ewidencją wszystkich składników majątku posiadanego przez Urząd;
• uzgadnianie stanów ilościowo – wartościowych z syntetyką Wydziału Finansów i Budżetu z uwzględnieniem wszelkich zmian wynikających z należytej dokumentacji w przypadku środków trwałych z podziałem na grupy;
• obsługa modułu MAGAZYN systemu finansowo - księgowego SENTE w zakresie przyjęcia PZ oraz rozchodu wewnętrznego RW;
• prowadzenie magazynu sprzętu nowego dla potrzeb urzędu;
• prowadzenie magazynów urzędu, w tym: artykułów spożywczych, materiałów biurowych,środków czystości, magazynu konserwatorów oraz magazynu transportu.
• prowadzenie spraw ewidencji przedmiotów przekazywanych pracownikom do indywidualnego użytkowania w tym również odzieży ochronnej;
• prowadzenie gospodarki drukami i formularzami na potrzeby urzędu;
• zlecanie usług poligraficznych/drukarskich dla urzędu;
• zamawianie: pieczęci urzędowych, pieczątek, stempli, ogłoszeń prasowych, tablic urzędowych, tłumaczeń itp.;
• likwidacja pieczęci oraz pieczątek urzędowych;
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku za wyjątkiem ubezpieczenia komunikacyjnego;
• prowadzenie spraw związanych z naprawami sprzętu i wyposażenia biurowego będącego na stanie urzędu;
• obsługa sal konferencyjnych urzędu;
• obsługa recepcyjna budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego przy ul. Mickiewicza 36 w Sopocie;
• przygotowywanie i aktualizacja projektów aktów wewnętrznych, tj. zarządzeń Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura z zakresu wykonywanych zadań;
• prowadzenie rejestru reklamacji;
• sporządzanie i przekazywanie do Marszałka Województwa Pomorskiego rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach oraz gospodarowaniu odpadami;
• redakcja strony Biuletynu Informacji Publicznej (SSDiP) w zakresie zadań merytorycznychrealizowanych przez biuro oraz redakcja strony internetowej w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz badania rynku na zakup towarów i usług o wartości poniżej progu 130 tys. zł;