2015-03-02

Doręczanie dokumentów elektronicznych do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych - link do Internetowego Systemu Aktów Prawnych (ISAP),

Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku informuje o sposobach doręczania dokumentów elektronicznych.
 

Wymagania dla dostarczanych dokumentów elektronicznych

wspólne dla wszystkich niżej wymienionych metod doręczania:
 
  1. Dokumenty elektroniczne powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - nie dotyczy m. in. udzielania informacji na wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
     
  2. Akceptowalne formaty załączników:
  • .doc, .docx, .rtf dla MS Word,
  • .xls, .xlsx dla MS Excel,
  • .txt dokument tekstowy,
  • .gif, .tif, .jpg – pliki graficzne,
  • .pdf wersja 1.4 kompatybilna z Adobe Acrobat Reader 5.0 i nowszymi,
  • .zip pliki skompresowane w formacie ZIP,
  • .rar pliki skompresowane w formacie RAR,
  • .ppt dla MS PowerPoint,
  • .odt edytor tekstu OpenOffice Writer,
  • .ods arkusz kalkulacyjny OpenOffice Calc,
  • .odp program do tworzenia prezentacji OpenOffice Impress (odpowiednik programu PowerPoint).
 
  1. Dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone zgodnymi z prawdą danymi osobowymi osoby składającej dokument - nie dotyczy udzielania informacji na wniosek o udostępnienie informacji publicznej.
     
  2. Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.
 
W przypadku doręczenia przesyłki nie spełniającej łącznie wszystkich wymogów - nie będzie ona wprowadzona do systemu teleinformatycznego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku i nie zostaną podjęte czynności związane z załatwieniem sprawy.
 

Metody doręczania dokumentów elektronicznych

do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku

I.   Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP)

 
http://www.epuap.gov.pl/
 
Adres ESP (skrytki ePUAP) Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku:
/bntc34p17l/ezd lub /bntc34p17l/SkrytkaESP
 
 
Wykaz usług udostępnionych przez PUW za pośrednictwem ePUAP  (kliknięcie na odnośnik powoduje otwarcie strony z wykazem usług)

Sposoby dostarczania dokumentów elektronicznych:

  1. Z usług elektronicznych można korzystać wypełniając formularze elektroniczne dostępne na ePUAP (www.epuap.gov.pl).
  2. W celu złożenia wniosku do Urzędu konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP. Rejestracji w serwisie ePUAP można dokonać korzystając z zakładki Zarejestruj się (adres: http://epuap.gov.pl/wps/portal/rejestracja-konta)
  3. Przy informacjach dotyczących danej usługi znajduje się przycisk: Załatw sprawę.  Po kliknięciu na ten przycisk będzie możliwość wypełnienia formularza elektronicznego - dla zalogowanych użytkowników ePUAP.
  4. Ostatnim krokiem po wypełnieniu formularza jest jego podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,  podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Po podpisaniu aktywowana zostanie opcja umożliwiająca wysłanie dokumentu.
  5. Skuteczne doręczenie dokumentów potwierdzane jest automatycznym wydaniem Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP).

 

Ponadto, w przypadkach gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• organ administracji publicznej nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy;

 • przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie w postaci papierowej;

do PUW można wysłać pismo ogólne za pomocą usługi ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego (po kliknięciu na link nastąpi przekierowanie do strony ePUAP)

 

Instrukcja dostarczenia do urzędu pisma ogólnego w postaci elektronicznej korzystając z usługi: „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”  - link do strony, na której znajduje się instrukcja


Profil Zaufany ePUAP

Więcej informacji na temat Profilu Zaufanego:
 

Wymagania dodatkowe dla doręczanych dokumentów elektronicznych:

  • Maksymalny rozmiar formularza (dokumentu elektronicznego) wraz z załącznikami, możliwy do doręczenia za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej - 5MB, w tym łączny rozmiar załączników do formularza nie może przekroczyć 3,5 MB.

 

W przypadku niektórych usług jest możliwość wysyłania większych załączników. Maksymalna wielkość załączników jest podawana podczas dodawania ich do formularza.
 

  • Zalecane przeglądarki internetowe:
    • Google Chrome od wersji 71.0.3
    • Firefox od wersji 65.0.1
    • Safari od wersji 12.0.2

II.   Dostarczanie dokumentów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej
 

     – bez Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP)

– nie dotyczy podań wnoszonych w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 63 § 1 K.p.a.), za pomocą poczty elektronicznej można złożyć np.  wniosek o udostępnienie informacji publicznej

 

Adres skrzynki poczty elektronicznej właściwej do kontaktu z PUW:
 
 
 
Wymagania dodatkowe dla doręczanych dokumentów elektronicznych:

 
Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do przesłania za pomocą poczty elektronicznej - 20 MB.

III.    Dostarczanie dokumentów elektronicznych osobiście lub za pośrednictwem operatorów pocztowych

       

 Dane kontaktowe do Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku.
    

W przypadku doręczenia osobistego,dokumenty elektroniczne na informatycznym nośniku danych należy złożyć w Zespole Obsługi Klienta przy ul. Okopowej 21/27 w Gdańsku

          (wejście IV – B)
 

          w godzinach pracy Zespołu tj.:

 
  • poniedziałek 7.45 - 15.45
  • wtorek 7.45 - 18.00
  • środa 7.45 - 15.45
  • czwartek 7.45 - 15.45
  • piątek 7.45 - 15.45
 
na następujących informatycznych nośnikach danych:
 
  • pamięć masowa USB,
  • płyta CD/DVD.
 

W przypadku doręczenia osobistegona żądanie klienta zostanie wystawione Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) w postaci papierowej.

 

Zgodnie z § 10 rozporządzenia w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem.

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..