2016-08-28

Zadania Oddziału Logistyki i Zamówień Publicznych

Zadania Oddziału Logistyki i Zamówień Publicznych:

  • współudział przy tworzeniu projektu planu finansowego Urzędu;
  • ustalanie potrzeb urzędu w zakresie towarów i usług na podstawie złożonych zapotrzebowań przez wydziały/biura urzędu, analizy zużycia materiałów oraz planu finansowego urzędu w celusporządzenia planu wydatków rzeczowych urzędu;
  • sporządzanie oraz aktualizacja planu wydatków inwestycyjnych;
  • sporządzanie (na podstawie zatwierdzonych zapotrzebowań) zbiorczych wniosków o zaangażowanie środków finansowych,
  • prowadzenie rejestru wniosków o zaangażowania środków finansowych oraz bieżąca analiza i kontrola zgodności faktur ze złożonymi zapotrzebowaniami i zaangażowaniami;
  • dokonywanie zakupów towarów i usług na bieżące utrzymanie urzędu z zastosowaniem procedury P-18 „Postępowanie przy udzielaniu zamówień publicznych” oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym ich rozliczanie, za wyjątkiem zakupów ze środków, którymi dysponują dyrektorzy pełniący w imieniu Wojewody Pomorskiego funkcję dysponenta III stopnia;
  • przygotowywanie projektów umów zleceń, umów o dzieło i innych umów cywilno – prawnych z zakresu działalności Biura Logistyki oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie, a także kontrolowanie prawidłowości ich realizacji;
  • bieżąca kontrola zawartych umów pod kątem zgodności ich wartości z dokonanym na ichrealizację zaangażowaniem środków finansowych;
  • przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych na potrzeby urzędu;
  • przygotowywanie dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie spraw realizowanych przez oddział, w tym: przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia, wartości szacunkowej, wymaganych warunków podmiotowych, warunków umownych, kryteriów wyboru oferty;
  • nadzór i koordynacja wszelkich prac związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez Urząd;
  • nadzór i kontrola nad zamówieniami publicznymi udzielanymi w imieniu i na rzecz urzędu przez jednostki przejść granicznych;
  • nadzór nad gromadzeniem zapotrzebowań i informacji od komórek merytorycznych Urzędu niezbędnych do przeprowadzenia zamówień centralnych przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej;
  • udział w pracach Stałej Komisji Przetargowej;
  • sporządzanie rocznych planów i sprawozdań dotyczących zamówień publicznych;
  • prowadzenie rejestrów: zamówień publicznych, odwołań uwzględnionych;
  • przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątku urzędu;
  • prenumerata periodyków i prasy codziennej, a także zakup specjalistycznych wydawnictw dla potrzeb Urzędu;
  • prowadzenie spraw związanych z telefonią komórkową oraz stacjonarną;
  • prowadzenie i obsługa elektronicznego programu środków trwałych OPTI-est związanego z ewidencją wszystkich składników majątku posiadanego przez Urząd;
  • uzgadnianie stanów ilościowo – wartościowych z syntetyką Wydziału Finansów i Budżetu z uwzględnieniem wszelkich zmian wynikających z należytej dokumentacji w przypadku środków trwałych z podziałem na grupy;
  • obsługa modułu MAGAZYN systemu finansowo - księgowego SENTE w zakresie przyjęcia PZ oraz rozchodu wewnętrznego RW;
  • prowadzenie magazynu sprzętu nowego dla potrzeb urzędu;
  • prowadzenie magazynów urzędu, w tym: artykułów spożywczych, materiałów biurowych,środków czystości, magazynu konserwatorów oraz magazynu transportu.
  • prowadzenie spraw ewidencji przedmiotów przekazywanych pracownikom do indywidualnego użytkowania w tym również odzieży ochronnej;
  • prowadzenie gospodarki drukami i formularzami na potrzeby urzędu;
  • zlecanie usług poligraficznych/drukarskich dla urzędu;
  • zamawianie: pieczęci urzędowych, pieczątek, stempli, ogłoszeń prasowych, tablic urzędowych, tłumaczeń itp.;
  • likwidacja pieczęci oraz pieczątek urzędowych;
  • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku za wyjątkiem ubezpieczenia komunikacyjnego;
  • prowadzenie spraw związanych z naprawami sprzętu i wyposażenia biurowego będącego na stanie urzędu;
  • obsługa sal konferencyjnych urzędu;
  • obsługa recepcyjna budynku Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego przy ul. Mickiewicza 36 w Sopocie;
  • przygotowywanie i aktualizacja projektów aktów wewnętrznych, tj. zarządzeń Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura z zakresu wykonywanych zadań;
  • prowadzenie rejestru reklamacji;
  • sporządzanie i przekazywanie do Marszałka Województwa Pomorskiego rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach oraz gospodarowaniu odpadami;
  • redakcja strony Biuletynu Informacji Publicznej (SSDiP) w zakresie zadań merytorycznychrealizowanych przez biuro oraz redakcja strony internetowej w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz badania rynku na zakup towarów i usług o wartości poniżej progu 130 tys. zł;

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..